株式会社ワサビ（以下「当社」）は、当社とそのグループ会社が業務のために利用する社内システム「Office WASABI」（旧称 Money Dock By WASABI。以下「本サービス」）において取り扱う個人情報・業務情報について、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を守り、次のとおり取り扱います。本サービスは当社グループの役員・従業員・業務委託先・顧問（税理士・監査人など）が利用する業務用のシステムであり、一般の方向けに公開しているものではありません。
| 利用者の情報 | 氏名、メールアドレス、所属会社・部署、役割（権限）、ログインの記録（日時・方法・IPアドレス）、2要素認証の設定。Googleアカウントでログインした場合は、Googleから受け取るメールアドレス・氏名・プロフィール画像のURL。 |
|---|---|
| 経理に関する情報 | 領収書・請求書・通帳などの画像とその読み取り結果（支払先・金額・日付・登録番号）、銀行・カードの明細、仕訳・残高、取引先の情報（名称・口座情報）、決算書。 |
| 勤怠・人事に関する情報 | 残業・休日出勤・有給の申請と承認、打刻（スマレジ・タイムカードから取り込んだ出退勤の時刻）、給与台帳から取り込んだ支給額・控除額、社員カルテ（雇用形態・入社日・連絡先・緊急連絡先・スキル・面談などの記録）、履歴書・職務経歴書、海外スタッフのパスポート・就労ビザ・在留カード・労働許可証の画像と番号・有効期限。 |
| 業務報告に関する情報 | 週次の業務報告（成果・課題・KPI・顧客状況など）、コメント。 |
| 備品の購入依頼 | 依頼内容、金額、承認の記録。 |
本サービスは Google のログイン、Google Drive、Gmail と連携します。Google API から受け取った情報の利用は、Google API サービスのユーザーデータに関するポリシー（限定的な使用の要件を含む）に従います。
領収書・請求書・通帳・決算書・履歴書・身分証などの画像やPDFの読み取り、経費の見直し、経営メモの作成に、Anthropic 社の Claude（当社が契約する AI）を使うことがあります。読み取りは本サービスの機能提供のためにのみ行い、送信した内容が AI の学習に使われない契約条件の下で利用します。読み取り結果は本サービスに保存し、人が確認・訂正できます。
| Cloudflare（Workers・D1） | 本サービスの実行基盤とデータベース。データは暗号化された通信で送受信され、保管時も暗号化されます。 |
|---|---|
| Google（Drive・Gmail・ログイン） | 第3項のとおり。 |
| スマレジ・タイムカード | 打刻の実績（出退勤時刻・勤務時間・休憩）と従業員の氏名・メールアドレスを、勤怠の突き合わせのために取り込みます。本サービスからスマレジへ情報を送ることはありません。 |
| Google Chat（Webhook） | 業務報告の提出をチャットのスペースに通知するために、報告の要約（部署・報告者・成果・課題・件数）を送ります。管理者が設定した場合のみ。 |
| 為替レートの提供元（open.er-api.com） | 市場レートを取得するだけで、本サービスの情報は送りません。 |
法令に基づく場合、本人の同意がある場合、または上記の外部サービスへの業務委託（クラウド基盤・AI・連携先）を除き、取得した情報を第三者に提供しません。委託先には契約により適切な安全管理を求めます。海外のサーバーに保管されることがあります（Cloudflare・Google・Anthropic は米国法人）。
領収書・請求書・帳簿などの会計書類は、法令（電子帳簿保存法・法人税法など）で定められた期間（原則7年、欠損金がある場合は10年）保存します。勤怠・給与・人事の記録は労働基準法等に基づく期間（原則5年、当面3年）保存します。利用者のアカウント情報は退職・契約終了後に無効化し、監査のために必要な範囲で履歴を残します。
自分の情報の開示・訂正・利用停止・削除を希望する場合は、下記の連絡先または所属会社の管理者（経理の情報は経理管理者、人事・勤怠の情報は人事管理）に申し出てください。法令上の保存義務がある情報を除き、速やかに対応します。Googleアカウントとの連携は、Googleアカウントの設定からいつでも解除できます。
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株式会社ワサビ 本サービス担当 okubo@wasabi-inc.biz